Politique de confidentialité des données

PRÉAMBULE

La présente politique de confidentialité a pour objectif d’informer les utilisateurs de la Plateforme Luzalya (ci-après la « Plateforme ») sur les mesures relatives au traitement de leurs données à caractère personnel, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et à la loi Informatique et Libertés modifiée.

Elle s’adresse à tous les utilisateurs de la Plateforme, qu’ils soient clients ou praticiens, et décrit la manière dont leurs données personnelles peuvent être collectées et traitées dans le cadre de l’utilisation des services proposés (création de compte, réservation de séances, mise en relation, gestion des paiements et facturation, suivi de la relation contractuelle).

Il est rappelé que la Plateforme n’intervient pas dans le contenu des séances réalisées entre un client et un praticien. Les praticiens demeurent seuls responsables des traitements de données personnelles mis en œuvre dans le cadre de leurs consultations (notamment concernant les données de santé).

IDENTITÉ DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Le responsable de traitement est la société La Plateforme du bien-être, EURL, au capital social de 10 000 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Société de Nevers, sous le numéro 944 746 726 et dont le siège social est au 29 Avenue de Sully prolongée – 89300 JOIGNY.

La société exploite la Plateforme Luzalya (ci-après la « Plateforme »), accessible en ligne, qui propose un service de mise en relation entre des praticiens en médecines douces et des clients, ainsi que des services d’intermédiation de paiement et de facturation.

La Plateforme agit en qualité de responsable de traitement :

Pour les données des utilisateurs « clients » liées à la création et à la gestion de leur compte, à la réservation de séances, au suivi administratif et au paiement des prestations ;
Pour les données des utilisateurs « praticiens » liées à la contractualisation avec la Plateforme, à la gestion de leur compte professionnel, aux obligations légales et fiscales, ainsi qu’au reversement des paiements.

Chaque praticien reste toutefois responsable de traitement autonome pour les données personnelles de santé collectées et traitées dans le cadre des séances réalisées avec les clients. La Plateforme n’accède pas au contenu des consultations et n’intervient pas dans ces traitements.

LES TRAITEMENTS DES DONNÉES DES CLIENTS

La Plateforme est susceptible de collecter et traiter les données personnelles des utilisateurs clients dans le cadre de leur utilisation des services proposés (création de compte, réservation et suivi de séances, gestion des paiements et facturation).

Le moment de la collecte des données

Les données peuvent être collectées :

Lors de la visite sur la Plateforme ;
Lors de l’utilisation des fonctionnalités et des services proposés (création de compte, réservation de séance, accès à l’espace personnel) ;
Lors d’échanges avec la Plateforme via le formulaire de contact ou le service client ;
Lors de la réservation et du paiement d’une séance ;
Lors du renseignement du formulaire d’anamnèse ou d’informations transmises au praticien (dans ce cas, ces données sont directement traitées par le praticien, responsable de traitement autonome).

La nature des données collectées

Les principales catégories de données traitées sont :

Données d’identification : civilité, nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone ;
Données de compte : identifiants, mot de passe, préférences ;
Données relatives à la réservation et au paiement : date et heure des séances, factures, moyens de paiement utilisés (la gestion des cartes bancaires étant confiée à un prestataire de paiement agréé, la Plateforme n’en conserve pas le contenu) ;
Données de connexion : adresse IP, logs, type de navigateur ;
Cookies (cf. article spécifique) ;
Données relatives au bien-être – Formulaire d’anamnèse simplifiée : la Plateforme peut proposer au Client de compléter un questionnaire afin de faciliter son orientation vers un praticien adapté. Les données collectées portent uniquement sur des éléments liés au bien-être (par exemple : qualité du sommeil, gestion du stress, attentes personnelles, préférences quant au praticien ou à la méthode). Ces informations sont utilisées exclusivement pour permettre une meilleure adéquation entre le Client et le Praticien et ne sont en aucun cas transmises à des tiers ni exploitées à d’autres fins.

Les finalités de la collecte

Les données des clients sont collectées pour :

La création, la gestion et la sécurisation du compte client ;
La mise en relation avec un praticien et la gestion des rendez-vous ;
La gestion des paiements et de la facturation ;
L’amélioration des services et fonctionnalités de la Plateforme (statistiques, retours d’expérience) ;
La gestion de la relation avec le client (support, réclamations, suivi de la satisfaction) ;
La prévention des fraudes et la sécurité des transactions ;
L’envoi de communications (informations sur la réservation, newsletters si consentement préalable) ;
Les obligations légales de la Société, notamment en matière de communication à l’administration fiscale.

Les destinataires des données

Les données personnelles des clients peuvent être transmises :

Aux praticiens avec lesquels une séance est réservée (uniquement les données nécessaires à la consultation et au suivi de la relation) ;
Aux prestataires techniques de la Plateforme (hébergement, maintenance, support) ;
Au prestataire de paiement agréé pour la gestion des transactions ;
À l’expert-comptable et aux organismes fiscaux, dans le cadre des obligations légales de facturation ;
Aux autorités compétentes, sur réquisition légale ou judiciaire.

Les durées de conservation
Données de compte client : conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivées pendant 5 ans à compter de la fin de la relation, afin de permettre la gestion des réclamations et la défense des droits en justice ;
Données des prospects (utilisateurs n’ayant jamais réservé de séance) : conservées pendant 3 ans à compter du dernier contact entrant ;
Données de paiement et de facturation : conservées pendant 10 ans, conformément aux obligations légales (article L.123-22 du Code de commerce) ;
Données relatives à l’anamnèse et à la séance : traitées et conservées uniquement par le praticien, en tant que responsable autonome ;
Cookies et données de navigation : conservés 13 mois maximum.

LES TRAITEMENTS DES DONNÉES DES PRATICIENS

La Plateforme collecte et traite également les données personnelles des utilisateurs praticiens dans le cadre de leur inscription et de l’exécution du contrat conclu avec eux.

Le moment de la collecte des données

Les données peuvent être collectées :

Lors de la création et de la mise à jour du compte praticien ;
Lors de la transmission des documents administratifs et fiscaux requis (ex. attestation URSSAF, RIB, justificatif d’assurance) ;
Lors des échanges avec la Plateforme (support, accompagnement) ;
Lors des opérations de facturation et de rétrocession des paiements.
- La nature des données collectées

Les principales catégories de données traitées sont :

Données d’identification : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, photo de profil ;
Données professionnelles : statut juridique (auto-entrepreneur, société…), numéro SIREN/SIRET, attestation fiscale, justificatifs d’assurance responsabilité civile professionnelle, diplômes ou certificats ;
Données bancaires : RIB pour le reversement des paiements ;
Données de connexion : adresse IP, logs, navigateur ;
Cookies (cf. article spécifique).
- Les finalités de la collecte

Les données des praticiens sont collectées pour :

La création, la gestion et la sécurisation du compte praticien ;
La contractualisation et la gestion de la relation avec la Plateforme ;
La vérification de l’éligibilité à l’utilisation de la Plateforme (statut professionnel, assurances, diplômes) ;
La gestion des paiements et de la rétrocession des commissions ;
Le respect des obligations légales et fiscales (déclarations, archivage) ;
Le suivi qualité et le respect des CGU de la Plateforme ;
La mise en relation avec des clients (visibilité sur la Plateforme, agenda partagé).
- Les destinataires des données

Les données personnelles des praticiens peuvent être transmises :

Aux équipes internes de la Plateforme en charge de la gestion des relations praticiens ;
Aux prestataires techniques de la Plateforme (hébergement, maintenance, support) ;
Au prestataire de paiement agréé, pour le reversement des commissions ;
À l’expert-comptable et aux organismes fiscaux, dans le cadre des obligations légales de facturation et de déclaration ;
Aux clients, uniquement pour les données de visibilité du praticien (nom, prénom, spécialité, photo de profil, disponibilités).
- Les durées de conservation
Données liées à la relation contractuelle (contrat, correspondances, historique de collaboration) : conservées pendant toute la durée du contrat, puis archivées pendant 5 ans à compter de sa résiliation, afin de permettre la gestion des réclamations et la défense des droits en justice ;
Données fiscales, comptables et de facturation (y compris justificatifs transmis par le praticien) : conservées pendant 10 ans, conformément aux obligations légales (article L.123-22 du Code de commerce et dispositions fiscales) ;
Données liées au compte praticien (identifiants, profil, visibilité publique) : supprimées à la clôture du compte, sauf données nécessaires au respect d’une obligation légale ou à la défense des droits en justice ;
Cookies et données de navigation : conservés 13 mois maximum.

INFORMATIONS LORS DE LA COLLECTE ET CONSENTEMENT

Seront indiquées sur la Plateforme, lors de la collecte des données personnelles, les données qui devront être renseignées obligatoirement.

En principe, ces données seront signalées par un astérisque (*).

Il est précisé que lorsque l’utilisateur communique à la Plateforme ses données personnelles, notamment en remplissant les formulaires mis à sa disposition, en créant un compte ou en adressant un message, il marque expressément son consentement à la collecte et à l’utilisation de ses données en accord avec les règles légales et celles posées par la présente politique de confidentialité.

Pour les clients, certaines données sensibles, notamment relatives à la santé, peuvent être recueillies directement par le praticien dans le cadre d’une séance. Dans ce cas, le praticien recueille le consentement exprès du client et agit en qualité de responsable de traitement autonome.

Pour les praticiens, le consentement est réputé donné lors de leur inscription et de l’acceptation du contrat qui les lie à la Plateforme.

Il convient de rappeler qu’en application du point 1 de l’article 8 du RGPD et de l’article 45 de la Loi Informatique et Libertés, un mineur peut consentir seul à un traitement de données à caractère personnel en ce qui concerne l’offre directe de services à compter de l’âge de quinze (15) ans.

COOKIES ET TECHNOLOGIES SIMILAIRES

La Plateforme utilise des cookies et technologies similaires afin d’assurer son bon fonctionnement et d’améliorer l’expérience utilisateur.

Les cookies déposés sur la Plateforme permettent notamment :

D’afficher, lors de la première visite de l’utilisateur, le bandeau d’information sur la présence de cookies et la faculté d’accepter ou de refuser leur dépôt ;
D’établir des statistiques de fréquentation et d’utilisation des services proposés, afin d’améliorer leur intérêt et leur ergonomie ;
Le cas échéant, de personnaliser le contenu affiché ou les publicités diffusées, si l’utilisateur y a consenti.

L’utilisateur peut paramétrer son navigateur afin d’accepter ou de refuser les cookies, au cas par cas ou de manière générale. Un refus des cookies peut limiter certaines fonctionnalités de la Plateforme.

Les cookies sont conservés pendant une durée maximale de treize (13) mois. Le choix exprimé par l’utilisateur (consentement ou refus) est conservé pendant une durée de six (6) mois.

La Plateforme utilise des outils d’analyse statistique des visites comme par exemple, Google Analytics ou Matomo. Le cas échéant, les données collectées peuvent être transférées hors de l’Union européenne.

SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ

La Plateforme a mis en place toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles, notamment :

Hébergement sécurisé,
Chiffrement des flux de données,
Contrôle d’accès restreint aux personnes autorisées,
Sécurisation des paiements par prestataire agréé.

La Plateforme exige de ses sous-traitants et prestataires qu’ils présentent les mêmes garanties de sécurité et de confidentialité.

Concernant les données de santé communiquées dans le cadre d’une séance, celles-ci sont traitées exclusivement par le praticien, responsable autonome du traitement. Chaque praticien s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité adaptées pour protéger ces données sensibles.

MODALITÉS ET EXERCICES DES DROITS

Dans les conditions définies par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et le Règlement n° 2016/679 Général relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personne et à la libre circulation de ces données (ou « RGPD »), chaque utilisateur, personnes physiques, dispose d’un droit :

D’information ou d’interrogation : la personne concernée a le droit de connaître les finalités et les modalités du traitement de ses données ;
D’accès : la personne concernée a le droit d’accéder aux données la concernant collectées par le Responsable de traitement ;
De rectification et de mise à jour : la personne concernée peut demander que ses données soient modifiées si celles-ci sont incorrectes, à les compléter ou à les mettre à
jour ;
De limitation : la personne concernée peut demander que ses données soient limitées dans les cas prévus et limités par la législation (article 18 RGPD) ;
De portabilité : la personne concernée a le droit d’obtenir, sur un support lisible et dans un format structuré, l’ensemble des données la concernant ;
D’effacement : la personne concernée peut demander au responsable de traitement d’effacer les données personnelles les concernant mais uniquement dans six (6) cas :
Les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;
La personne concernée retire son consentement ;
La personne concernée s’oppose au traitement ;
Les données personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
Les données personnelles doivent être respectées pour respecter une obligation légale ;
Les données personnelles ont été collectées dans le cadre de l’offre de services de la société de l’information pour les mineurs.

Les personnes concernées ont également la possibilité, pour des motifs légitimes, de s’opposer au traitement des données les concernant en écrivant directement au Responsable de traitement, soit à l’adresse postale suivante : 29 Avenue de Sully prolongée – 89300 JOIGNY, soit par mail à l’adresse suivante : contact@luzalya.com, accompagnée éventuellement d’un justificatif d’identité à jour.

En outre, les personnes concernées ont la possibilité de donner des instructions générales ou spécifiques sur les modalités de traitement et d’utilisation de leurs informations après leur décès.

Par ailleurs, la loi permet aux personnes concernées d’introduire un recours auprès de la CNIL selon les modalités indiquées sur son site (https://www.cnil.fr).

Chaque utilisateur est tenu de respecter la réglementation en vigueur sur les données personnelles dont la violation est passible de sanctions pénales.

TRANSFERT DE DONNÉES HORS UE

Certaines données personnelles peuvent être transférées en dehors de l’Union européenne, notamment lorsque la Plateforme recourt à des prestataires situés dans des pays tiers (par exemple, prestataire de paiement ou service de visioconférence).

Lorsque ces prestataires sont établis aux États-Unis et qu’ils sont certifiés dans le cadre du EU–US Data Privacy Framework (DPF) adopté par la Commission européenne le 10 juillet 2023, les transferts sont considérés comme offrant un niveau de protection adéquat au sens du RGPD.

Dans les autres cas, la Plateforme veille à ce que ces transferts soient encadrés conformément au RGPD, notamment par la conclusion des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, ou vers des pays bénéficiant d’une décision d’adéquation.

MODIFICATION DE LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES

Cette politique de confidentialité est susceptible d’être modifiée pour tenir compte des évolutions législatives et réglementaires et des évolutions de la pratique du responsable du traitement.

Les utilisateurs seront informés de toute modification substantielle, et sont invités à consulter régulièrement la présente politique disponible en ligne.

CONTACT

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles, vous pouvez contacter la Plateforme :

par e-mail : contact@luzalya.com ;
par courrier : 29 Avenue de Sully prolongée – 89300 JOIGNY.